시말서 양식과 쓰는법 알아보기
시말서란? 본인의 과실로 인해 분쟁이 있었거나 경제적으로 손해를 끼친 경우, 그 과실을 사죄하고 두 번 다시 같은 실수를 반복하지 않겠다는 약속하는 문서라고 합니다.
사회생활을 하다 보면 업무상 과실이나 실수로 인해서 조직에 불이익을 끼치거나 거래처에 피해를 입히는 경우가 있는데요. 이 때 불이익이나 피해의 정도가 경미한 경우에는 구두로 사과해도 되지만 사태가 중대하거나 상대방에게 반성이나 사과의 뜻을 강하게 보여야 할 때에는 시말서를 작성해야 한다고 합니다.
시말서 작성하는 사유
1. 사건 · 사고
2. 업무재해
3. 불량품의 발생
4. 배송의 오류
5. 장비의 고장
6. 납품의 지연
7. 질병의 발생
8. 발주의 오류
9. 물품의 분실
10. 부정행위 등
시말서 종류 알아보기
① 사고 시말서
사고발생 시말서는 육하원칙에 따라 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 등의 순서로 핵심을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 한다고 해요. 사고 시말서에는 작성자의 인적사항, 사고내용, 발생경위, 피해정도와 함께 목격자가 있는 경우 인적사항을 함께 기입합니다.
② 근태 시말서
근로자가 예기치 못한 결근 · 지각 · 조퇴 등 근태관리에 문제가 발생하였을 경우에는 회사의 근무 질서를 유지하기 위하여 근태에 대한 시말서(사유서)를 작성하여 보고해야 합니다.
③ 재해 시말서
업무 중 발생한 과로 · 질병이나 자연재해 등에 관하여 발생한 원인과 현황을 쉽게 알 수 있도록 그 과정을 상세히 설명해야 한다고 해요.
④ 범죄 시말서
고소를 당하거나 범죄사건에 연루되었을 때 당황한 나머지 사건에 대한 조사에서 물음에 제대로 답을 할 수 없을 때가 있는데요. 그 때에는 그 동안의 경위를 차분하게 작성한 시말서를 제출하면 보다 확실한 대응 자료를 확보할 수 있다고 합니다. 시말서에는 금전, 협박, 사기, 폭력, 명예훼손 등 일상 활에서 일어날 수 있는 일로 관련되어 왜 그런 일이 일어나게 됐는지의 전 과정을 소상히 진술하면 됩니다.
시말서 작성요령방법
1) 시말서의 작성절차
① 사건 · 사고의 발생
사건 · 사고 발생 시 신속하게 현황을 파악해야 합니다.
② 시말서의 작성
사건 · 사고가 발생하게 된 원인과 경위를 명확하게 정리합니다.
내용은 사실적으로 육하원칙에 의거하여 작성하며 사죄나 반성의 내용은 필요에 따라 작성합니다.
③ 재발방지 및 대책수립
시말서는 재발방지와 대책을 수립하는 데 중요한 자료가 됩니다.
2) 시말서의 기본구성
① 사건의 개요
어떤 문제가 발생되었고 어떻게 대응하였는지를 쉽게 파악할 수 있도록 간결하게 작성합니다.
② 사건의 내용
어떤 문제가 발생되었는지 시간대별로 상세하게 작성합니다.
③ 사건의 원인/대책
발생한 사건에 대한 원인을 분석하고 필요한 경우 대책을 수립합니다. 의견의 작성은 객관적이고 설득력 있게 구성하는 것이 중요해요.
시말서 작성시 유의사항
시말서에 반드시 포함되어야 할 항목은 사고의 원인과 경위, 책임소재인데요. 본인의 과실이 있었을 경우에는 단순히 사건이 일어난 이유를 변명하는 것이 아니라 반성하는 자세와 문제를 적극적으로 해결하려는 자세를 갖고 있음을 회사에 알릴 수 있어야 한다. 이와 같은 태도를 갖추고 문서를 작성해야만 시말서를 제출하는 의의가 있습니다ㅏ.
1) 발생경위를 간단 · 명료하게 작성
사회생활을 하다 보면 업무상 과실이나 실수로 인해서 조직에 불이익을 끼치거나 거래처에 피해를 입히는 경우가 있는데요. 이 때 불이익이나 피해의 정도가 경미한 경우에는 구두로 처리해도 되지만 사태가 중대할 경우에는 사실에 입각한 경위를 소상히 밝혀 자신의 권익을 보호받기 위해 서식에 맞게 경위를 진술해 문서화하면 된다고 합니다. 사건의 발생경위를 작성할 때에는 육하원칙에 따라 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 등의 순서로 명료하게 요약하여 작성하는 것이 좋습니다.
2) 과실은 반성하는 자세로 작성
과실로 인한 시말서를 작성하는 이유는 발생한 사건 · 사고로 인한 피해를 사죄하는 것이므로 경위서를 작성한 본인이 충분히 반성하고 있음을 전달해야 합니다. 이러한 마음을 알리기 위해서는 시말서를 최대한 충실하게 성심 성의껏 작성해야 합니다.
상대방에게 책임을 전가하겠다는 느낌을 전달하지 않도록 주의해야 한다고 해요. 과실로 인한 잦은 시말서의 제출은 회사의 인사고과에 불리하게 작용하므로 가능한 회사의 규정을 준수하여 과실이 발생되지 않도록 주의해야 합니다.
3) 사외용 시말서는 해당 거래처의 직급에 맞추어 작성
사외용으로 작성하는 시말서의 경우에는 해당 거래처의 수신인의 직급에 맞추어 제출하는 형식을 취하는 것이 좋습니다. 가령 수신인이 자신의 직급보다 높은 사람일 경우 그에 대한 예우를 갖추어 작성하여야 합니다.
4) 사실과 의견의 구분
시말서를 작성할 때에는 사실과 의견을 구분하여 쓰는 것이 좋습니다. 먼저 객관적인 정보와 사실을 작성하고 필요에 따라 전망과 의견을 첨부할 수 있습니다. 의견을 작성할 경우에는 감정에 치우쳐 작성할 경우 설득력이 떨어질 수 있으므로 주의해야 한다고 해요.
지금까지 시말서 쓰는법을 알아보았는데요. 시말서 작성시 조금이나마 도움이되었으면 좋겠습니다. 